Datenschutzinformationen für Bewerber

De volgende informatie geeft u een overzicht van hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens (hierna: gegevens) en van uw rechten inzake gegevensbescherming. Welke specifieke gegevens wij van u verwerken, wordt bepaald door de sollicitatieprocedure.

Als je solliciteert via onze online banenmarkt:

Indien u in het kader van de sollicitatieprocedure de websites van Trusted Shops bezoekt, is ook de gegevensbeschermingsverklaring op https://www.trustedshops.nl/juridische-informatie/#data-protection van toepassing.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kan ik contact opnemen?

Art. 13 lid 1 sub a AVG

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is

Trusted Shops SE

Subbelrather Str. 15c

D-50823 Keulen

Btw-nr: DE812947877
Rechtbank Keulen, Duitsland
Handelsregister (HRB) 120336

Gemachtigd vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur: Jean-Marc Noël (Voorzitter), Michael Burdack

Voorzitter van de Raad van Commissarissen: Ulrich Hafenbradl

Indien in de personeelsadvertentie een andere Trusted Shops onderneming als werkgever wordt genoemd, is Trusted Shops SE overeenkomstig art. 26 AVG samen met de werkgever aansprakelijk. Als u uw rechten op het gebied van gegevensbescherming wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met Trusted Shops SE of de aangegeven werkgever:

• Trusted Shops France SARL, WERÉSO 104 Rue Nationale, 59000 Lille, Frankrijk.
• Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa, Polen, contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
• Trusted Shops Iberia SL, Avinguda Portal de l'Àngel, 24, Planta 3 Puerta 1, 08002 Barcelona, Spanje, contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
• Trusted Shops Italia S.R.L., Viale della Stazione 5, 39100 Bolzano, Italië

U kunt de functionaris voor gegevensbescherming van Trusted Shops SE bereiken op privacy@trustedshops.com.

De functionaris voor gegevensbescherming van Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul. is te bereiken op ochronadanych@trustedshops.pl.

De functionaris voor gegevensbescherming van Trusted Shops Iberia SL is te bereiken op privacidad@trustedshops.com.

Welke gegevens gebruiken we en waar komen ze vandaan?

Solliciteer naar een baan bij Trusted Shops via het contactformulier.

Uw persoonsgegevens worden rechtstreeks bij u verzameld als onderdeel van de sollicitatieprocedure. Wij verzamelen en verwerken alleen gegevens die verband houden met uw sollicitatie. Deze zijn met name:

• Algemene persoonsgegevens (stamgegevens zoals voornaam, achternaam, naamtoevoegingen)
• Contactgegevens (bijv. privé-adres, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres)
• Informatie over uw beroepskwalificaties (met name schoolopleiding, beroepsopleiding, vroegere activiteiten, informatie over verdere beroepsopleiding, getuigschriften, verdere kwalificaties)
• Andere gegevens uit de hele sollicitatieprocedure (bv. sollicitatiebrief, vragenlijsten, interviews)
• Profielinformatie van werkgerelateerde sociale media (bv. LinkedIn, Xing)
• Aantekeningen over aanvragers
• Werkresultaten in de context van de praktijkdag
• Andere informatie die u verstrekt in verband met uw aanvraag

Indien u in uw sollicitatiebrief of in de loop van de sollicitatieprocedure vrijwillig ook bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, godsdienstige overtuiging, mate van invaliditeit) hebt verstrekt, vindt verwerking die verder gaat dan opslag alleen plaats indien u daarmee hebt ingestemd of een wettelijke machtiging dit rechtvaardigt.

Solliciteren naar een baan via Indeed of LinkedIn

Naast het contactformulier op ons sollicitatieportaal, kunt u ook solliciteren via Indeed of LinkedIn.

Als u op een van de sociale knoppen klikt, wordt in uw browser een nieuw venster geopend en wordt de pagina van de desbetreffende dienstverlener opgeroepen, waar u zich eerst op uw profiel kunt aanmelden.

Als u besluit te solliciteren via LinkedIn en op de bijbehorende knop klikt, wordt u eerst in een apart venster doorgestuurd naar de LinkedIn-pagina. Daar kunt u instemmen met de koppeling van uw profielgegevens op LinkedIn met Recruitee. Dit stelt Recruitee en vervolgens ons in staat om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen op LinkedIn met het oog op de verwerking van de sollicitatieprocedure in overeenstemming met art. 6 lid 1 sub b AVG. U kunt hier meer te weten komen over de koppeling van uw LinkedIn-profiel met andere diensten van derden en de gegevensoverdracht die plaatsvindt.

Als u besluit te solliciteren via Indeed en op de bijbehorende knop klikt, zal er eerst een pop-up venster openen. Daar kunt u een nieuw Indeed CV aanmaken door uw naam, emailadres en telefoonnummer in te voeren. Als alternatief kunt u inloggen op uw bestaande Indeed-profiel en ons de sollicitatiedocumenten sturen die u al via Indeed hebt ingediend. De bestanden die u uploadt en andere persoonlijke gegevens zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer worden door Indeed opgeslagen en aan ons doorgestuurd ten behoeve van de verwerking van de sollicitatieprocedure in overeenstemming met art. 6 lid 1 sub b AVG.

U kunt hier meer te weten komen over de verzameling en overdracht van gegevens tussen sollicitanten, Indeed en werkgevers als onderdeel van het Indeed CV-programma.

Doel en omvang van de gegevensverzameling en de verdere verwerking en het gebruik van de gegevens door de aanbieders op hun pagina's, alsmede een contactmogelijkheid en uw rechten en instelmogelijkheden in dit verband ter bescherming van uw persoonlijke levenssfeer, kunt u vinden in de informatie over gegevensbescherming van de aanbieders.

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv https://de.indeed.com/legal?hl=de#privacy

Met welk doel verwerken wij uw gegevens en op welke rechtsgrondslag?

Art. 13 lid 1 sub c AVG

Voor de nakoming van contractuele verplichtingen

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), voor de volgende doeleinden:

• Om de sollicitatieprocedure uit te voeren en te verwerken en om te beoordelen in hoeverre u geschikt bent voor de arbeidsverhouding in kwestie of voor andere vacante betrekkingen (art. 6 lid 1 sub b AVG)
• Voor zover tussen u en ons een arbeidsverhouding tot stand komt: voor de verdere verwerking van de reeds van u ontvangen gegevens ten behoeve van het aanwervingsproces en voor de uitvoering/beëindiging van de arbeidsverhouding (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Op grond van wettelijke voorschriften of in het algemeen belang

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of officiële vereisten. De verwerking vindt ook plaats om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever, in het bijzonder op het gebied van belasting- en socialezekerheidswetgeving, alsmede om te kunnen voldoen aan controle- en rapportageverplichtingen (art. 6 lid 1 sub c en sub e AVG juncto §26 BDSG).
• Indien u een mate van invaliditeit aangeeft, zijn wij op grond van SGB IX verplicht deze gegevens intern door te geven aan de representatieve instantie voor zwaar gehandicapten. In dit geval is de rechtsgrondslag §26 lid 3 BDSG in samenhang met de overeenkomstige normen van SGB IX.

Indien nodig verwerken wij uw gegevens om onze legitieme belangen of die van derden te beschermen (art. 6 lid 1 sub f AVG), in het bijzonder:

• Geanonimiseerde verwerking voor onze eigen statistische doeleinden (bv. studies over het gedrag van sollicitanten).

Gebaseerd op toestemming

• Indien uit uw sollicitatiebrief of CV blijkt dat u wilt dat wij openbaar gemaakte persoonsgegevens verwerken, met inbegrip van bijzondere categorieën (zoals informatie over vrijwilligersactiviteiten in een politieke partij of een religieuze organisatie), waarvoor geen wettelijke toestemming bestaat, gaan wij ervan uit dat u toestemming hebt gegeven voor de verwerking. In dit geval is de rechtsgrondslag artikel 6 lid 1 sub a AVG, indien van toepassing in combinatie met artikel 9 lid 2 sub a AVG. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zelfs tijdens de lopende aanvraagprocedure.
• Indien u in uw sollicitatiebrief of CV persoonlijke gegevens invult die wij niet zelf mogen verzamelen, gaan wij ervan uit dat u op grond van art. 6 lid 1 sub a AVG toestemming hebt gegeven voor het opslaan van deze gegevens en zullen wij deze niet voor andere doeleinden gebruiken. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zelfs tijdens de lopende aanvraagprocedure.

Contact per e-mail of telefoon Telefonisch interview / video interview

In het kader van de sollicitatieprocedure nemen wij contact met u op in verband met uw sollicitatie, in geval van vragen of om sollicitatiegesprekken te organiseren en, indien nodig, een praktijkdag te organiseren. Daartoe zullen wij de door u verstrekte contactgegevens gebruiken en per e-mail of telefoon contact met u opnemen. Ons hulpmiddel voor het maken van afspraken, Microsoft Bookings, kan ook worden gebruikt voor het regelen van sollicitatiegesprekken of de praktijkdag. De gesprekken en, indien van toepassing, de praktijkdag vinden regelmatig plaats via Microsoft Teams; de beoordelingsgesprekken kunnen ook telefonisch plaatsvinden. Informatie over de behandeling van uw gegevens bij het gebruik van Microsoft Boekingen en Microsoft Teams vindt u in de volgende twee delen:

Microsoft Boekingen

In sommige gevallen bieden wij u de mogelijkheid om een afspraak voor het interview of de praktijkdag met ons te boeken via een link die u wordt toegestuurd met behulp van de Microsoft Booking tool.

Bij het boeken van de afspraak worden verschillende gegevens verzameld. De reikwijdte van de verplichte gegevens wordt vermeld in het boekingsinstrument. Uw naam en e-mailadres zijn altijd verplicht. Als u wilt dat wij telefonisch contact met u opnemen, moet u ook uw telefoonnummer opgeven, anders vindt de afspraak plaats via Microsoft Teams (zie hieronder). Voor bepaalde afspraken kan aanvullende informatie vereist zijn, of deze kan op vrijwillige basis worden verstrekt. Daarnaast worden technische gegevens zoals uw IP-adres en browserinformatie verzameld.

Wij gebruiken de door u verstrekte gegevens om de afspraak te bevestigen en om de afspraak te maken. Het doel van de verwerking is de planning en uitvoering van de afspraak met u. De rechtsgrondslag is de uitvoering van precontractuele maatregelen, Art. 6 lid 1 AVG.

Wij maken gebruik van dienstverleners om uw vragen te verwerken in het kader van de verwerking van persoonsgegevens namens u. Deze dienstverleners zijn gevestigd in de VS. Gelieve nota te nemen van de informatie over de daaraan verbonden risico's in het onderstaande gedeelte over de doorgifte naar derde landen.

Microsoft Teams

We gebruiken Microsoft Teams (als telefoon/videoconferentie) om interviews en de praktijkdag met u te voeren. Microsoft is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens via Microsoft Teams (app of browser).

De hoeveelheid verwerkte gegevens hangt in de eerste plaats af van de informatie die u zelf vóór en tijdens uw deelname aan een online vergadering verstrekt, en in de tweede plaats van de wijze waarop u aan de vergadering deelneemt.

De volgende gegevens worden gebruikt wanneer u deelneemt aan een online vergadering: Uw gebruikersnaam, uw e-mailadres, als u dat hebt ingesteld, uw profielfoto, taalkeuze. Daarnaast worden zogenaamde metadata vastgelegd, zoals datum, tijd, vergader-ID, locatie. Bovendien kunt u aan de vergadering deelnemen met of zonder video en met of zonder geluid en ook de chatfunctie gebruiken om tekst of bestanden te versturen. Als u deze functies gebruikt, worden beeld- en geluidsbestanden verwerkt, evenals de gegevens die via de chatfunctie worden verzonden. In principe worden vergaderingen niet opgenomen. Indien dit het geval is, wordt u hiervan vooraf op de hoogte gebracht en om uw toestemming gevraagd.

Het doel van de gegevensverwerking is het voeren van de gesprekken, de praktijkdag en, indien nodig, het uitwisselen van gegevens via de chatfunctie. De rechtsgrondslag is de uitvoering van precontractuele maatregelen, Art. 6 lid 1 AVG.

Persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met de deelname aan een online bijeenkomst worden niet aan derden bekendgemaakt, tenzij zij met het oog op bekendmaking zijn doorgegeven. Wij maken gebruik van dienstverlenende bedrijven om de onlinevergaderingen uit te voeren in het kader van een verwerking van persoonsgegevens voor rekening van derden. Deze bedrijven zijn gevestigd in de VS. Raadpleeg de informatie in het onderstaande gedeelte over de overdracht naar derde landen voor de risico's die hieraan verbonden zijn.

Opneming in de aanvraagpool

In sommige gevallen is het mogelijk dat wij sollicitanten voor de geadverteerde vacature niet in aanmerking kunnen nemen. In sommige gevallen bieden wij de mogelijkheid om in onze sollicitatiepool te worden opgenomen.

Een dergelijke opname in de sollicitatiebank gebeurt uiteraard alleen als u ons vrijwillig toestemming hebt gegeven om in de sollicitatiebank te worden opgenomen. De duur van de opslag zal u worden meegedeeld wanneer u uw toestemming geeft.

De gegeven toestemming kan te allen tijde voor de toekomst worden herroepen.

Wie krijgt mijn gegevens?

Art. 13 lid 1 sub e AVG

Binnen ons bedrijf krijgen die personen toegang tot uw gegevens die uw gegevens nodig hebben om de bovenvermelde doeleinden te bereiken, met name voor het aanwervingsbesluit en om onze precontractuele/contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen, bv. verantwoordelijke managers, aanwervend personeel.

Als werkgever zijn wij reeds wettelijk verplicht om in bepaalde gevallen tijdens de sollicitatieprocedure gegevens bekend te maken. Daarnaast maken wij gebruik van geselecteerde dienstverleners (orderverwerkers) en plaatsvervangende agenten in de hieronder genoemde categorieën, die toegang kunnen hebben tot uw gegevens voor zover dat in elk afzonderlijk geval noodzakelijk is en die deze gegevens gebruiken voor de uitvoering van de door ons geplaatste orders.

Onder deze voorwaarden kunnen de ontvangers van uw gegevens

• Overheidsorganen en -instellingen in geval van een wettelijke of officiële verplichting,
• Derden die uw gegevens voor hun eigen doeleinden verwerken
  • Betalingsdienstaanbieders / banken
  • Postbedrijven
  • Accountantskantoren / Juridische dienstverleners
• Dienstverlenende bedrijven (orderverwerkers) / plaatsvervangende agenten op het gebied van:
  • Wervingssoftware
  • Personeelsbeheersoftware
  • Kantoortoepassingen
  • Video telefonie software
  • Indien van toepassing, Hogrefe Test System (HTS)

Worden mijn gegevens doorgegeven aan een derde land?

Artikel 13 lid 1 sub f AVG

Trusted Shops gebruikt verschillende dienstverlenende bedrijven als orderverwerkers voor de bovengenoemde doeleinden in het kader van de werving. Sommige daarvan zijn buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd of maken gebruik van overeenkomstige dienstverlenende bedrijven, bv. voor hostingdoeleinden. Onze contracten met de dienstverlenende bedrijven voorzien in exclusieve verwerking op servers in de EU. Wij zijn ook standaard contractuele clausules overeengekomen als een passende garantie.

Voor sommige dienstverlenende bedrijven bestaan er ook zogenaamde goedgekeurde gedragsregels (Binding Corporate Rules), die ervoor zorgen dat de Europese normen inzake gegevensbescherming in het bedrijf worden nageleefd.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Art. 13 lid 2 sub a AVG

Wij verwerken uw gegevens en slaan ze op zolang dat nodig is voor de verwezenlijking van de bovengenoemde doeleinden, met name voor het nemen van een besluit over uw sollicitatie en de geschiktheid daarvan voor vacante functies. Indien een arbeidsverhouding tussen u en ons niet tot stand komt, wissen wij uw gegevens 6 maanden na voltooiing van de sollicitatieprocedure, tenzij wettelijke bepalingen verwijdering verhinderen of langere opslag vereist is vanwege juridische geschillen of u toestemming hebt gegeven voor langere opslag.

Welke rechten inzake gegevensbescherming kunt u als betrokkene doen gelden?

Art. 13 lid 2 sub b - d AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Overeenkomstig Art. 15 AVG, het recht om informatie te vragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt, voor zover daarin gespecificeerd;
• Overeenkomstig artikel 16 AVG, het recht om zonder onnodige vertraging de correctie te vragen van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen;
• overeenkomstig artikel 17 AVG, het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen, worden gewist, tenzij verdere verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie; om te voldoen aan een wettelijke verplichting; om redenen van algemeen belang; of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims;
• Overeenkomstig artikel 18 AVG, het recht om te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens indien de juistheid van de gegevens door u wordt betwist; de verwerking onwettig is maar u bezwaar maakt tegen het wissen ervan; wij de gegevens niet langer nodig hebben maar u deze nodig hebt voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering; of u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking overeenkomstig artikel 21 AVG;
• overeenkomstig art. 20 AVG, het recht om uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen of om te verzoeken dat deze aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke worden overgedragen;
• overeenkomstig artikel 77 AVG, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In de regel kunt u zich wenden tot de toezichthoudende autoriteit van uw gebruikelijke woon- of werkplaats of van onze bedrijfszetel. De volgende toezichthoudende autoriteiten zijn verantwoordelijk voor de Trusted Shops-bedrijven:
  • Trusted Shops SE: de regeringscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Noord-Rijnland-Westfalen (LDI NRW).
  • Trusted Shops France SARL: CNIL - Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
  • Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul.: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
  • Trusted Shops Iberia SL: Agencia Espanola de Protección de Datos (AEPD)
  • Trusted Shops Italia S.r.l.: Garante per la Protezione dei Data Personali (GDPD)

Als u vragen hebt over het verzamelen, verwerken of gebruiken van uw persoonsgegevens, of als u informatie wilt, gegevens wilt corrigeren, de verwerking wilt beperken of gegevens wilt wissen, of als u een gegeven toestemming wilt intrekken of bezwaar wilt maken tegen een bepaald gebruik van gegevens, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van ons bedrijf.

Bent u verplicht uw gegevens te verstrekken?

Art. 13 lid 2 sub e AVG

Als onderdeel van uw sollicitatie moet u de gegevens verstrekken die nodig zijn voor de sollicitatieprocedure en de geschiktheidsbeoordeling of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij de sollicitatieprocedure niet uitvoeren en geen beslissing nemen over het aangaan van een arbeidsverhouding met u.

In welke mate is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering?

Artikel 13 lid 2 sub f AVG

In beginsel maken wij geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming of profilering om een arbeidsverhouding tot stand te brengen, uit te voeren of te beëindigen overeenkomstig artikel 22 AVG. Indien wij in individuele gevallen van deze procedures gebruik maken, zullen wij u daarvan afzonderlijk in kennis stellen indien dit wettelijk verplicht is.

Recht van bezwaar

Voor zover wij persoonsgegevens zoals hierboven uiteengezet verwerken ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen die in het kader van een belangenafweging prevaleren, kunt u tegen deze verwerking met werking voor de toekomst bezwaar maken. Indien de verwerking gebeurt met het oog op direct marketing, kunt u dit recht te allen tijde uitoefenen zoals hierboven beschreven. Indien de verwerking voor andere doeleinden geschiedt, hebt u alleen het recht bezwaar te maken op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie.

Nadat u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of indien de verwerking dient om rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen.

Dit is niet van toepassing indien de verwerking voor direct-marketingdoeleinden geschiedt. In dat geval zullen wij uw persoonsgegevens voor dit doel niet verder verwerken.